返信と議事録で「分からない情報」を扱う
返信の候補日時が未定のときと、議事録の担当や期限が不明なときの書き方を説明します。
メール返信で未定の日程を扱う
参加可否や候補日時が未定なら「確認のうえ改めてご連絡します」と伝えられます。確認すべき項目は返信案の外に残します。送信用の本文に仮の日付や未入力の記号がないかを確認します。
議事録で提案と決定を分ける
「配布資料を青にする案が出た」は提案として残し、次回確認に回します。開催日・担当者・期限はそれぞれ確認し、記録がなければ「未確認」と記します。次回に確認する内容と、日付まで決まっている期限を分けます。